पद का नाम: एग्ज़ीक्यूटिव असिस्टेंट – CEO के लिए

(Executive Assistant to the CEO)

जिम्मेदारियाँ (Responsibilities):

• CEO को हाई-लेवल एडमिनिस्ट्रेटिव सपोर्ट देना — उनका शेड्यूल, मीटिंग्स, अपॉइंटमेंट्स और ट्रैवल अरेंजमेंट्स संभालना।

• CEO और अंदरूनी/बाहरी स्टेकहोल्डर्स के बीच मुख्य संपर्क बिंदु के रूप में काम करना, पूरी प्रोफेशनलिज़्म और गोपनीयता बनाए रखते हुए।

• CEO के लिए ईमेल, रिपोर्ट्स, प्रेज़ेंटेशन और अन्य दस्तावेज़ तैयार करना और एडिट करना।

• मीटिंग्स की प्लानिंग और कोऑर्डिनेशन करना — शेड्यूलिंग, एजेंडा बनाना, मीटिंग मिनट्स तैयार करना और एक्शन पॉइंट्स का फॉलो-अप।

• CEO के निर्णय लेने और स्ट्रेटेजिक इनिशिएटिव्स में मदद के लिए रिसर्च और जानकारी जुटाना।

• CEO द्वारा दिए गए स्पेशल प्रोजेक्ट्स, इवेंट्स और इनिशिएटिव्स की तैयारी और क्रियान्वयन में सहयोग करना।

• आने वाले ईमेल, कॉल्स और मैसेजेस को मैनेज और प्राथमिकता देना, ताकि समय पर सही जवाब दिया जा सके।

• CEO से जुड़े गोपनीय फाइल्स, रिकॉर्ड्स और डॉक्यूमेंट्स को सुरक्षित और व्यवस्थित रखना।

• चल रहे प्रोजेक्ट्स की डेडलाइन, प्रगति और डिलिवरेबल्स को ट्रैक करना और CEO को नियमित अपडेट देना।

• CEO की ओर से अंदरूनी और बाहरी मुख्य स्टेकहोल्डर्स के साथ मज़बूत रिश्ते बनाना और बनाए रखना।

• संवेदनशील और गोपनीय मामलों को पूरी समझदारी और प्रोफेशनल तरीके से संभालना।

आवश्यक अनुभव (Experience Required):

• CEO या C-लेवल एग्ज़ीक्यूटिव के साथ Executive Assistant के रूप में काम करने का सिद्ध अनुभव।

• बेहतरीन ऑर्गनाइज़ेशन और टाइम मैनेजमेंट स्किल्स, एक साथ कई काम संभालने की क्षमता।

• मज़बूत लिखित और मौखिक कम्युनिकेशन स्किल्स, प्रोफेशनल व्यवहार के साथ।

• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) और अन्य ऑफिस टूल्स का अच्छा ज्ञान।

• काम में उच्च स्तर की बारीकी और सटीकता।

• स्वतंत्र रूप से काम करने की क्षमता, इनिशिएटिव लेने और समस्याओं का हल निकालने की आदत।

• गोपनीय जानकारी संभालने में ईमानदारी और प्रोफेशनलिज़्म।

• सभी स्तरों पर लोगों से रिश्ते बनाने की क्षमता।

• बदलती प्राथमिकताओं के अनुसार खुद को ढालने की क्षमता।

• बिज़नेस एडमिनिस्ट्रेशन या संबंधित क्षेत्र में ग्रेजुएशन को प्राथमिकता।

मुख्य परिणाम क्षेत्र (Key Result Areas – KRAs):

• एग्ज़ीक्यूटिव सपोर्ट: CEO के शेड्यूल, कम्युनिकेशन और एडमिन कामों का सुचारु प्रबंधन।

• कम्युनिकेशन और रिलेशनशिप मैनेजमेंट: CEO और स्टेकहोल्डर्स के बीच बेहतर तालमेल।

• प्रोजेक्ट कोऑर्डिनेशन: CEO द्वारा सौंपे गए प्रोजेक्ट्स और इवेंट्स का सफल प्रबंधन।

• गोपनीयता और समझदारी: संवेदनशील जानकारी की पूरी सुरक्षा।

• एफिशिएंसी: CEO के समय और प्राथमिकताओं का प्रभावी उपयोग।

मुख्य प्रदर्शन संकेतक (Key Performance Indicators – KPIs):

• CEO के शेड्यूल और ट्रैवल की समय पर और सटीक मैनेजमेंट।

• अंदरूनी और बाहरी स्टेकहोल्डर्स के साथ प्रभावी कम्युनिकेशन।

• सौंपे गए प्रोजेक्ट्स और इवेंट्स का सफल क्रियान्वयन।

• गोपनीय मामलों में पूरी डिस्क्रेशन और भरोसेमंद व्यवहार।

• CEO के समय और प्राथमिकताओं का बेहतर और प्रभावी प्रबंधन।