​નોકરીનું વર્ણન: CEO માટે એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ

​

જવાબદારીઓ:

CEO ને ઉચ્ચ-સ્તરીય વહીવટી સહાય પૂરી પાડો, તેમના સમયપત્રક, નિમણૂકો અને મુસાફરી વ્યવસ્થાઓનું સંચાલન કરો.

CEO અને આંતરિક/બાહ્ય હિસ્સેદારો વચ્ચે સંપર્કના પ્રાથમિક બિંદુ તરીકે કાર્ય કરો, વ્યાવસાયિકતા અને ગુપ્તતા દર્શાવો.

CEO દ્વારા જરૂરી પત્રવ્યવહાર, અહેવાલો, પ્રસ્તુતિઓ અને અન્ય દસ્તાવેજો તૈયાર કરો અને સંપાદિત કરો.

સમયપત્રક, કાર્યસૂચિની તૈયારી, મિનિટ્સ લેવા અને કાર્યવાહીની વસ્તુઓ પર ફોલો-અપ સહિત મીટિંગ્સનું સંકલન કરો અને સુવિધા આપો.

નિર્ણય લેવા અને વ્યૂહાત્મક પહેલમાં CEO ને ટેકો આપવા માટે સંશોધન કરો અને માહિતી એકત્રિત કરો.

CEO દ્વારા સોંપાયેલ ખાસ પ્રોજેક્ટ્સ, ઇવેન્ટ્સ અને પહેલની તૈયારી અને અમલીકરણમાં સહાય કરો.

આવનારા સંદેશાવ્યવહાર (ઈમેલ, કૉલ્સ, વગેરે) નું સંચાલન કરો અને પ્રાથમિકતા આપો, ઝડપી અને યોગ્ય પ્રતિભાવો સુનિશ્ચિત કરો.

CEO ની પ્રવૃત્તિઓથી સંબંધિત ગુપ્ત ફાઇલો, રેકોર્ડ્સ અને દસ્તાવેજો જાળવો.

CEO ને નિયમિત અપડેટ્સ પ્રદાન કરીને, ચાલુ પ્રોજેક્ટ્સની સમયમર્યાદા, ડિલિવરેબલ્સ અને પ્રગતિનું નિરીક્ષણ કરો અને ટ્રેક કરો.

CEO વતી આંતરિક અને બાહ્ય બંને મુખ્ય હિસ્સેદારો સાથે મજબૂત સંબંધો બનાવો અને જાળવી રાખો.

સંવેદનશીલ અને ગુપ્ત બાબતોને વિવેકબુદ્ધિ અને વ્યાવસાયિકતા સાથે હેન્ડલ કરો.

અનુભવ જરૂરી:

C-સ્તરના અધિકારીઓને સહાયક એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ અથવા સમાન ભૂમિકા તરીકે સાબિત અનુભવ.

ઉત્તમ સંગઠનાત્મક અને સમય વ્યવસ્થાપન કુશળતા, મલ્ટિટાસ્ક કરવાની અને અસરકારક રીતે પ્રાથમિકતા આપવાની ક્ષમતા સાથે.

વ્યાવસાયિક અને પોલિશ્ડ વર્તન સાથે મૌખિક અને લેખિત બંનેમાં મજબૂત વાતચીત કુશળતા.

MS Office (વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઈન્ટ, આઉટલુક) સહિત ઓફિસ સોફ્ટવેર અને સાધનોનો ઉપયોગ કરવામાં નિપુણતા.

કાર્યો પૂર્ણ કરવામાં વિગતવાર અને ચોકસાઈ પર અપવાદરૂપ ધ્યાન.

સ્વતંત્ર રીતે કામ કરવાની ક્ષમતા, પહેલ અને સમસ્યાનું નિરાકરણ કુશળતા દર્શાવવી.

ગુપ્ત માહિતીને સંભાળવામાં ઉચ્ચ સ્તરની પ્રામાણિકતા અને વ્યાવસાયિકતા.

તમામ સ્તરે સંબંધો બનાવવાની ક્ષમતા સાથે મજબૂત આંતરવ્યક્તિત્વ કુશળતા.

બદલાતી પ્રાથમિકતાઓ અને માંગણીઓ માટે સુગમતા અને અનુકૂલનક્ષમતા.

વ્યવસાય વહીવટ અથવા સંબંધિત ક્ષેત્રમાં સ્નાતકની ડિગ્રી પસંદ કરવામાં આવે છે.

મુખ્ય પરિણામ ક્ષેત્રો (KRAs):

એક્ઝિક્યુટિવ સપોર્ટ: CEO ને તેમના સમયપત્રક, સંદેશાવ્યવહાર અને વહીવટી કાર્યોનું સંચાલન કરીને વ્યાપક સપોર્ટ પૂરો પાડો.

સંચાર અને સંબંધ વ્યવસ્થાપન: CEO અને આંતરિક/બાહ્ય હિસ્સેદારો વચ્ચે મુખ્ય સંપર્ક તરીકે સેવા આપો, અસરકારક સંદેશાવ્યવહાર અને સંબંધ નિર્માણ સુનિશ્ચિત કરો.

પ્રોજેક્ટ કોઓર્ડિનેશન: CEO દ્વારા સોંપાયેલ ખાસ પ્રોજેક્ટ્સ, ઇવેન્ટ્સ અને પહેલના સંકલન અને અમલીકરણમાં સહાય કરો.

ગુપ્તતા અને વિવેક: સંવેદનશીલ માહિતીની કડક ગુપ્તતા જાળવી રાખો અને અત્યંત વિવેકબુદ્ધિથી બાબતોનું સંચાલન કરો.

કાર્યક્ષમતા અને અસરકારકતા: CEO ના સમય, સંસાધનો અને પ્રાથમિકતાઓનું કાર્યક્ષમ અને અસરકારક સંચાલન સુનિશ્ચિત કરો.

મુખ્ય પ્રદર્શન સૂચકાંકો (KPIs):

CEO ના સમયપત્રક, નિમણૂકો અને મુસાફરી વ્યવસ્થાનું સમયસર અને સચોટ સંચાલન.

આંતરિક અને બાહ્ય હિસ્સેદારો સાથે અસરકારક સંદેશાવ્યવહાર અને સંબંધ વ્યવસ્થાપન.

સોંપાયેલ પ્રોજેક્ટ્સ, ઇવેન્ટ્સ અને પહેલનું સફળ સંકલન અને અમલીકરણ.

સંવેદનશીલ માહિતીને સંભાળવામાં ગુપ્તતા અને વિવેકબુદ્ધિ જાળવી રાખો.

CEO ના સમય અને પ્રાથમિકતાઓનું સંચાલન કરવામાં કાર્યક્ષમતા અને અસરકારકતા દર્શાવો.